Често поставувани прашања

Планот за јавни набавки може да објави Единица за јавни набавки, и истиот план го одобрува Одговорното лице преку неговиот профил.

Согласно Законот за податоците во електронски облик и електронски потпис „Сертификат е потврда во електронски облик со кој се потврдува врската меѓу податоците за проверка на електронски потпис со одредено лице, носителот на сертификатот и идентитетот на тоа лице“. Со видовите сертификати кои се издаваат од страна на овластените издавачи на серификати во РМ- КИБС и Телеком се прави дистинкција помеѓу физички лица (за приватна употреба) и правни лица (професионална употреба). Преку серификат за физичко лице не може да се утврди правното лице кое стои зад понудата. Поради тоа, во постапките за доделување на договори за јавни набавки, исклучиво се користат сертфикати за професионална употреба, затоа што само преку нив се потврдува врската помеѓу носителот на сертификатот и правното лице – понудувачот. Комуникацијата во постапките за јавни набавки се одвива помеѓу економскиот оператор (како правно лице) и договорниот орган, освен во случај кога економски оператор или понудувач е самото физичко лице.

Носител на дигиталниот сертификат со кој се потпишуваат документите кои се составен дел на понуда (финансиска и техничка понуда, изјави), задолжително треба да биде овластениот потписник на правното лице (економски оператор) или лице ополномоштено од овластениот потписник. Иако на едно лице кое не е овластен потписник кај економскиот оператор за да му биде издаден сертификат потребно е да приложи овластување (полномошно) од овластениот потписник (управителот) на правното лице, сепак кога тоа лице-носител на сертификат ќе потпишува понуда потребно е полномошното да го приложи како составен дел на понудата. Полномошното ќе се смета за валидно доколку е приложено во: а) електронска форма потпишано со дигитален сертификат на управителот или б) во скенирана форма, со печат и своерачен потпис на управителот.

Договорните органи задолжително го користат дигиталниот сертификат во постапките кои се водат по електронски пат и тоа за потпишување на следниве документи при користењето на ЕСЈН: Одлука за јавна набавка, Записник од јавно отворање, Извештај од спроведена постапка и Одлука за доделување на договор/Одлука за поништување на постапка. Економските оператори задолжително го користат дигиталниот сертификат за потпишување/верификување на техничката и финансиската понуда како и сите изјави кои ги составуваат самите економски оператори. Документи потпишани со дигитален сертификат се доставуваат за постапки кои се водат по електронски пат. Подетално упатство за користењето и начинот на примена на дигиталните сертификати е даден во Прирачникот за општи и технички препораки.

Да, физички лица може да се регистрираат на ЕСЈН преку посебен линк „Регистрирај физичко лице“ кој може да се најде во менито „Економски оператор“.

Во случај на групна понуда, носителот на групата задолжително ги потпишува со дигитален сертификат: понудата, потребните изјави и целокупната документација која самиот ја изготвува и потпишува. Доколку членовите на групата не поседуваат дигитален сертификат, потребните изјави и документацијата која тие ја изготвуваат и потпишуваат може да биде своерачно потпишана и доставена во скенирана електронска форма.

При спроведување на постапка целосно по електронски пат економскиот оператор целокупната придружна документација ја доставува во скенирана електронска форма. Економските оператори можат во хартиена форма да ја поднесат единствено документација во нестандарден формат и големина пред крајниот рок за поднесување на понудите, доколку истите се преобемни за скенирање и прикачување на ЕСЈН.

Потпишувањето на *.pdf документи може да се изврши на повеќе начини и со различни програми. Доколку поседувате лиценца од Adobe Acrobat Pro можете да ги потпишувате *.pdf документите со него. Потпишувањето на pdf документи може да го направите и со помош на Jsignpdf (бесплатна – open source програма), истата може да ја преземете на следниот линк:http://jsignpdf.sourceforge.net/. Детално упатство за начинот на потпишување на pdf документи може да најдете во прирачникот – Општи и технички препораки, објавен на Електронскиот систем за јавни набавки во делот Документи. Препорака на БЈН е да ја користите Jsign програмата, а не останати third-party програми за потпишување на pdf документи.

Доколку корисничкиот профил на договорниот орган е блокиран по некој од претходно наведените основи, во зависност од типот поради кој е блокиран профилот потребно е: а) да се пополни известување за склучен договор, б) да се пополни известување за поништување на постапка за доделување на договор за јавна набавка или в) да се внесе испуштен запис за договор за оглас за барање за прибирање на понуди во веќе објавена евиденција или да се пополни евиденција на постапките со барање за прибирање на понуди (доколку не е објавена). Откога договорниот орган ќе ги внесе испуштените договори поради кои бил блокиран, системот автоматски ќе го деблокира корисничкиот профил наредниот ден кога се врши ажурирање на податоците.

Проверете дали пораките пристигнуваат во вашето поштенско сандаче на ЕСЈН. Сите регистрирани корисници на системот имаат на располагање свое електронско поштенско сандаче, кое се отвора по кликнување на иконата со два коверта кои се наоѓаат во горниот десен агол кај сите најавени корисници. Целта на воведувањето на функционалноста „Поштенско сандаче“ е да се избегне ризикот од евентуален прием на дел од електронските известувања кои ги испраќа ЕСЈН во “Junk E-mail” (непотребна пошта) или пак воопшто да не пристигне пораката на регистрираната адреса на е-пошта на корисникот. Поштенското сандаче има функција и на огласна табла, што значи дека доставата на е-пораката се смета за уредна и успешно извршена доколку се појави во поштенското сандаче, без разлика дали таа порака е доставена и до регистрираната адреса на е-пошта. Бирото сноси одговорност само за испратените/примените пораки во поштенското сандаче на ЕСЈН.

Законот за јавните набавки не предвидува експлицитно обврска за објавување на прилозите за измена на содржината на огласот во Службен весник на РМ. Имено, начинот на изменување на огласот не е предвиден во членот 54 од законот каде е уредено објавувањето на огласите во постапките за доделување договори за јавни набавки. Од тие причини, како и поради големите трошоци за објавување во Службен весник на РМ, сметаме дека нема обврска за објавување на прилозите за измена на содржината на огласот или тендерската документација во Службен весник кај постапките каде објавувањето на огласот е задолжително во Службен весник. Секако, договорниот орган нема пречки да го објави прилогот и во Службен весник, но секогаш треба да поаѓа од оправданоста на трошоците кои се генерираат во постапката, а согласно со еден од основните принципи од членот 2 од законот за рационално искористување на јавните средства. Исто така, на системот е развиен автоматизиран процес на испраќање на нотификација до сите економски оператори кои што презеле тендерска документација за конкретен оглас, доколку на огласот се извршени измени или дополнувања и притоа заинтересираните компании се информирани правовремено.

Електронски поднесената понуда има валидност и доказна сила еднаква на понуда која е доставена во хартиена форма кога е потпишана со користење на квалификуван дигитален сертификат издаден од регистриран издавач на сертификати. Дигиталниот сертификат мора да биде издаден за правно лице. Прифатливи сертификати се сите оние кои ги задоволуваат стандардите за квалификуван дигитален сертификат согласно Директивите на ЕУ. Регистрирани издавачи во Македонија за дигитални сертифисе Телеком и КИБС. Доколку сертификатот е издаден од странски издавач, потребно е издавачот да биде авторизиран (регистриран) во земјата на потекло како официјален издавач на дигитални сертификати. Комисијата за јавни набавки го задржува правото да бара дополнителни докази за валидноста на сертификатот и кредибилитетот на издавачот. Сите понуди кои се потпишани со невалиден сертификат се сметаат за неприфатливи.

Член 58, став 2, од ЗЈН пропишува дека доколку документите се доставуваат со користење на електронски средства, тогаш ќе се применуваат прописите со кои се регулира електронскиот потпис. Електронскиот потпис е регулиран со Законот за податоци во електронски облик и електронски потпис, во кој во член 13, став 1, е пропишано дека „општо прифатлив електронски потпис со квалификуван сертификат даден во врска со електронски податоци е изедначен со своерачен потпис и затоа има еднаква важност и сила на доказ, како и своерачниот потпис даден во врска со хартиени документи“. Ова значи дека за да електронски поднесената понуда има валидност и доказна сила еднаква на понуда која е доставена во хартиена форма тогаш мора да се потпише со користење на квалификуван дигитален сертификат издаден од регистриран издавач на сертификати. Обврската за електронско потпишување се однесува на понудата, односно на секој документ во електронска форма кој самиот понудувач го составува (на пример, финансиска понуда, техничка понуда, изјава и сл.). Доколку финансиската и техничката понуда НЕ се потпишани со дигитален сертификат, таквата понуда ќе се смета за НЕПРИФАТЛИВА.

За спроведување на директна е-аукција (електронска аукција кога постапката е водена во хартиена форма) НЕ е потребен дигитален сертификат.

За објавување на огласите и известувањата на Електронскиот систем за јавни набавки НЕ е потребен дигитален сертификат. После пополнувањето, огласите и известувањата автоматски се објавуваат на системот без користење на дигитален сертификат.

Економски оператор. Преземањето на тендерската документација може да се направи преку два одделни линка од почетната страница на ЕСЈН, и тоа преку линкот „Огласи“ кој се наоѓа во рамки на менито „Огласи“ и преку линкот „Огласи за електронска постапка“ кој се наоѓа во рамки на менито „е-Набавки“. Начинот на преземање на тендерската документација е ист без разлика кој од овие два линка ќе го изберете. Го избирате линкот „Огласи“ или „Огласи за електронска постапка“, по што се отвора табела со сите тековни огласи, во која се наоѓаат податоци за постапките за доделување договори за јавни набавки, како и самата тендерска документација. За да ја преземете тендерската документација за конкретен оглас, кликнувате на „Прикажи“ во последната колона од табелата со назив „Документи“по што ќе ви се отворат полиња за внесување на корисничко име и лозинка. Ги внесувате вашето корисничко име и лозинката и кликнувате на копчето „Влез“, по што во продолжение ќе ви се прикаже линкот од тендерската документација која ќе можете да ја отворите и зачувате во вашиот компјутер. Договорен орган. Корисниците со улоги од договорен орган, тендерскта документација може да ја преземаат слободно без внесување на корисничко име, САМО откако огласот за конкретната постапка ќе заврши (после датумот на јавно отворање).

ЕСЈН на регистрираните корисници им ги нуди следниве функционалности: преземање на објавени тендерски документации, автоматски известувања за новообјавени огласи, поднесување на понуди на постапки кои се водат по електронски пат, учество на е-аукции, поднесување на конечна цена и поставување прашања во врска со конкретна постапка што се води по електронски пат. За да ги користи претходните услуги на системот, корисникот мора да се регистрира на ЕСЈН. За пребарување на огласите и известувањата, не е потребна регистрација на системот.

Доколку успешно сте регистрирани на системот и Вашиот профил е активиран, проверете дали при внесувањето на корисничкото име и лозинка не правите техничка грешка. Ако имате проблем при внесувањето, пробајте да ги копирате корисничкото име и лозинката со опцијата Copy/Paste и да ги внесете во полињата за најава, со тоа што внимавајте да не копирате и празен простор после карактерите. Ако и после претходно направеното, не можете да се најавите на системот, постои можност да имате проблем со spyware и во тој случај треба да ја исчистите историјата и cookies од пребарувачот (Internet Explorer, Mozzilla или Google Chrome), да излезете од пребарувачот и да ја повторите постапката за најавување.

Корисникот на системот ја пополнува електронската форма за регистрација на својот економски оператор, која се наоѓа на почетната страница на ЕСЈН во делот „Економски оператор”/Регистрирај домашен економски оператор. По внесување на матичниот број, ЕСЈН испраќа информација за износот за годишната претплата во зависност од големината на компанијата (според регистрацијата во Централен регистар на РМ). ЕСЈН ги превзема податоците за конкретниот субјект од Централен Регистар на РМ, а корисникот ја дополнува регистрационата форма со останатите барани податоци. Откако ќе ги пополни соодветните полиња, корисникот кликнува на копчето „Регистрирај се“. Доколку е успешна регистрацијата, системот ја потврдува истата со прикажување на порака и автоматски испраќа е-порака до адресата на е-пошта на корисникот (кој се здобива со улога – локален администратор), во која се содржани корисничкото име кое администраторот сам си го доделил и лозинката која системот автоматски му ја генерирал. Во прилог на пораката ЕСЈН ја испраќа и профактурата за годишната претплата, која економскиот оператор треба да ја плати за да биде активен на системот.

Корисникот на системот ја пополнува електронската форма за регистрација на својот договорен орган, која се наоѓа на почетната страница на ЕСЈН во делот „Договорен орган”. Откако ќе ги внесе сите потребни податоци во соодветните полиња, кликнува на копчето „Регистрирај се“. Доколку е успешна регистрацијата, системот ја потврдува истата со прикажување на порака и автоматски испраќа е-порака до адресата на е-пошта на корисникот (кој се здобива со улога – локален администратор), во која се содржани корисничкото име кое администраторот сам си го доделил и лозинката која системот автоматски му ја генерирал. Во прилог на е-пораката системот автоматски доставува и Барање за регистрација во ЕСЈН (Брег образец). Овој БРег образец треба да се испечати, потпише и во хартиена форма (по пошта или телефакс) да се поднесе до Бирото за јавни набавки. Брег образецот може да се дополни и во електронска форма, да се потпише со електронски потпис (дигитален сертификат) и да се испрати по е-пошта до Бирото за јавни набавки. После доставувањето на Брег образецот, доколку е правилно креиран, вашиот профил ќе биде активиран (ќе ви стигне порака за активација на вашата е-пошта) и ќе можете да се најавите и да го користите системот.

Одредбата за задолжително спроведување на аукција во 100% од објавените огласи треба да се применува на следниов начин: договорниот орган е должен да користи електронска аукција во 100% од бројот на ОБЈАВЕНИ ОГЛАСИ за отворена, ограничена, постапка со преговарање со претходно објавување на оглас, постапка со барање за прибирање на понуди со објавување на оглас, конкурентен дијалог и при повторно прибирање понуди од економски оператори кои се страна на рамковна спогодба. Доколку во огласот за доделување на договор за јавна набавка е предвидено спроведување на електронска аукција како последна фаза во постапката тогаш можни се следните ситуации: – Да не биде поднесена ниту една првична понуда или да не биде поднесена ниту една прифатлива првична понуда. Во ваков случај, согласно член 169 од Законот, се врши поништување на постапката и се смета дека Е е користена електронска аукција. – Поднесена е само една прифатлива првична понуда. Со оглед на тоа што не постои конкуренција, нема да може да се користи електронска аукција како дополнителна фаза. Во ваков случај, договорниот орган задолжително го повикува единствениот понудувач да изврши поднесување на конечна цена. Понатаму, договорниот орган може да одлучи да: а) склучи договор за јавна набавка со понудувачот кој единствен доставил прифатлива понуда или б) ја поништи постапката (доколку постои законски основ), при што и во обата случаи ќе се смета дека Е користена е-аукција. – Поднесени се две или повеќе прифатливи понуди и закажана е електронска аукција, но во текот на аукцијата нема лицитација, односно ниту еднаш не е намалена почетната цена. Во таков случај, договорниот орган може да одлучи да: а) склучи договор за јавна набавка со понудувачот кој поднел првична најниска цена (прворангираниот на почетната ранг листа) или б) ја поништи постапката, при што и во обата случаи ќе се смета дека Е користена аукција. Во членот 123 од Законот се наведени случаите кога договорниот орган нема обврска да користи аукција.

Во случај на дадена понуда од 0,01 денар, можни се две варјанти, во зависност од тоа дали критериум за доделување на договор е најниска цена или економски најповолна понуда. Во случај кога критериум е најниска цена – НЕ СЕ СПРОВЕДУВА е-Аукција, поради тоа што вредноста од 0.01 денари е најниската вредност што може да се постигне на системот. Одговорноста и одлуката за тоа дали постапката ќе продолжи со доделување на договор или со поништување на постапката ја носи договорниот орган. Во случај кога критериум е економски најповолна понуда, без разлика што еден од понудувачите има цена од 0.01 денари, комисијата за јавни набавки ЗАКАЖУВА е-аукција, со цел останатите понудувачи кои имаат различни цени, да можат да извршат намалување. Kога повеќе елементи од критериумот економски најповолна понуда се цена, аукцијата се спроведува за елементот (цена) кој што носи најмногу бодови. При дефинирањето на елементите од критериумот економски најповолна понуда и доделувањето на бодовите, потребно е да се направи добра анализа, со цел да се утврди за кој од нив е најоптимално да се спроведе аукција, за да се избегнат ситуации при кои понудувачите не се во можност да ги намалат првично поднесени понуди.

При пополнување на Известување за склучен договор или Евиденција на постапките за барање за прибирање на понуди, при внес на носителот на набавката со кого е склучен договорот, задолжително се внесува матичниот број на субјектот. Доколку таков запис не постои во системот, односно економскиот оператор не е регистриран, корисникот од договорниот орган што го пополнува известувањето, нема да биде во можност да ги внесе бараните податоци. Значи, економските оператори со кои се склучува договор, ЗАДОЛЖИТЕЛНО треба да бидат регистрирани на системот. Доколку е склучен договор со физичко лице, и потребно е да се внесе запис во Евиденција (или известување), тогаш физичкото лице треба да биде регистрирано на системот.

При закажување на електронска аукција, договорниот орган ги поставува минималниот и максималниот праг за намалување како параметари во чии рамки треба да се движат економските оператори при поднесување на нови намалени цени. Доколку тековната цена на аукцијата се изедначи или спушти под минималната вредност на утврдениот праг – престануваат да важат минималните и максималните прагови кои се зададени од страна на договорниот орган и учесниците можат да вршат намалувања надвор од утврдената рамка. Со оваа функционалност на електронскиот систем им се овозможува на понудувачите да имаат еднаков третман и во случај кога сакаат да поднесат цена под поставениот минимален праг.

Во Евиденцијата на постапки за барање за прибирање на понуди има три дела во кои соодветно се внесуваат склучените договори. Во првите два дела се внесуваат договорите склучени по постапка за барање за прибирање на понуди, додека во третиот дел се внесуваат набавките на услуги од член 17 став 1 алинеја 2 од Законот (кои не се спроведуваат по редовна постапка). Во случај кога набавка на ваква услуга се одвива со постапка за барање за прибирање на понуди, тогаш записот за договорот ЗАДОЛЖИТЕЛНО се внесува само во првиот или вториот дел соодветно на постапката, а не во третиот дел.

Договорните органи задолжително го користат дигиталниот сертификат во постапките кои се водат по електронски пат и тоа за потпишување на следниве документи при користењето на ЕСЈН: Одлука за јавна набавка, Записник од јавно отворање, Извештај од спроведена постапка и Одлука за доделување на договор/Одлука за поништување на постапка. Економските оператори задолжително го користат дигиталниот сертификат за потпишување/верификување на техничката , финансиската понуда и изјавите што ги доставуваат за постапки кои се водат по електронски пат. Опционално, корисниците можат да го користат дигиталниот сертификат при регистрацијата на корисник на системот. Подетално упатство за користењето и начинот на примена на дигиталните сертификати е даден во Прирачниците за Договорни органи и Економски оператори.

Корисникот на системот ја пополнува електронската форма за регистрација на својатa компанија, која се наоѓа на почетната страница на ЕСЈН во делот „Економски оператор”. Најпрво се внесува матичниот број на компанијата и откако ќе се кликне на копчето “Пребарај” податоците за компанијата автоматски се пополнуват во делот “Податоци за економскиот оператор”. Откако корисникот ќе ги внесе сите потребни податоци во соодветните полиња, кликнува на копчето „Регистрирај се“. При поплнување на формата во делот “Пријави се за инфо за огласи” корисникот може да избере 3 категории кои се вклучени во годишната претплата. Секоја дополнителна категорија на набавка , дополнително се наплаќа. Доколку е успешна регистрацијата, системот ја потврдува истата со прикажување на порака и автоматски испраќа е-порака до адресата на е-пошта на корисникот (кој се здобива со улога – локален администратор), во која се содржани корисничкото име кое администраторот сам си го доделил и лозинката која системот автоматски му ја генерирал и профактура која корисникот може да ја плати во рок од 10 дена. Во прилог на е-пораката системот автоматски доставува и Барање за регистрација во ЕСЈН (Брег образец). Овој БРег образец треба да се испечати, потпише и во хартиена форма (по пошта или телефакс) да се поднесе до Бирото за јавни набавки. Брег образецот може да се дополни и во електронска форма, да се потпише со електронски потпис (дигитален сертификат) и да се испрати по е-пошта до Бирото за јавни набавки. После доставувањето на Брег образецот, доколку е правилно креиран, вашиот профил ќе биде активиран (ќе ви стигне порака за активација на вашата е-пошта) и ќе можете да се најавите и да го користите системот.

Корисникот на системот ја пополнува електронската форма за регистрација на својот договорен орган, која се наоѓа на почетната страница на ЕСЈН во делот „Договорен орган”. Откако ќе ги внесе сите потребни податоци во соодветните полиња, кликнува на копчето „Регистрирај се“. Доколку е успешна регистрацијата, системот ја потврдува истата со прикажување на порака и автоматски испраќа е-порака до адресата на е-пошта на корисникот (кој се здобива со улога – локален администратор), во која се содржани корисничкото име кое администраторот сам си го доделил и лозинката која системот автоматски му ја генерирал. Во прилог на е-пораката системот автоматски доставува и Барање за регистрација во ЕСЈН (Брег образец). Овој БРег образец треба да се испечати, потпише и во хартиена форма (по пошта или телефакс) да се поднесе до Бирото за јавни набавки. Брег образецот може да се дополни и во електронска форма, да се потпише со електронски потпис (дигитален сертификат) и да се испрати по е-пошта до Бирото за јавни набавки. После доставувањето на Брег образецот, доколку е правилно креиран, вашиот профил ќе биде активиран (ќе ви стигне порака за активација на вашата е-пошта) и ќе можете да се најавите и да го користите системот.

Да, електронска аукција се спроведува и кај овие набавки. Негативното лицитирање во ваквите случаи, каде што цената е регулирана од регулаторно тело, е изводливо и понудувачите го намалуваат делот од цената кој што не е регулиран, односно нивната провизија. Притоа, Ви посочуваме дека елемент на критериумот за доделување на договорот НЕ може да биде дадениот попуст, туку маржата/провизијата што ја задржуваат понудувачите. Самата лицитација може да се врши и на вкупната цена на набавката или на поединечните цени, сепак реалното намалување ќе биде во делот на маржата/провизијата на понудувачите. По завршувањето на аукцијата, намалувањето кое е постигнато (процентуално) ќе се засметува на цената (нова – доколку во меѓувреме е изменета од страна на регулаторната комисија).

Цените кои се составен дел на договорот за јавна набавка треба да се калкулираат врз основа на цената која е постигната на електронската аукција. Доколку е така наведено во тендерската документација, намалувањето на единечните цени ТРЕБА да се врши пропорционално соодветно на намалувањето постигнато на вкупната цена. Имено, секоја од поединечните цени треба да се намали за ист процент за кој е намалена вкупната цена. Доколку ова не е наведено во тендрската документација, треба да биде предвидено во договорот по кои цени ќе се реализира набавката, односно носителот на набавката да предложи каде ќе се пресметува намалувањето. Во секој случај, вкупната вредност на договорот НЕ СМЕЕ да биде поголема од вкупната вредност постигната после завршувањето на аукцијата.

Во случај да бидат поканети економски оператори кои воопшто не поднеле понуда за учество на конкретната постапка или некои од операторите кои поднеле прифатлива понуда НЕ се поканети, е-аукцијата треба да се презакаже. Согласно постоечката регулатива презакажување на електронска аукција е можно кога постапката која завршила со електронска аукција се враќа на повторна евалуација од страна на Државна комисија за жалби по јавните набавки.

Согласно постоечката легислатива за користењето и функционирањето на Електронскиот систем за јавни набавки, продолжување на рокот за поднесување на понудите или презакажување на електронска аукција е можно: А) Доколку настане пад на серверите на ЕСЈН, при што економските оператори се оневозможени од учество на постапка која се спроведува со користење на електронски средства или на електронска аукција, тогаш системот автоматски го продолжува рокот за поднесување понуди или времетраењето на аукцијата за период еднаков на периодот во кој што ЕСЈН бил во прекин. Доколку не е можно автоматско продолжување на рокот за поднесување на понудите или времетраењето на аукцијата бидејќи истиот веќе истекол, администраторот на ЕСЈН ќе овозможи: – продолжување на рокот за поднесување на понудите или времетраењето на аукцијата, или – презакажување на електронската аукција за период еднаков на периодот во кој што ЕСЈН бил во прекин. Б) Кога постапката која завршила со електронска аукција се враќа на повторна евалуација од страна на Државна комисија за жалби по јавните набавки Во случај на прекин на интернет конекција или друг технички проблем со информацискиот систем на економскиот оператор, не се продолжува рокот за поднесување понуди или времетраењето на аукцијата, и одговорноста ја сноси понудувачот.

Член 58, став 2, од ЗЈН пропишува дека доколку документите се доставуваат со користење на електронски средства, тогаш ќе се применуваат прописите со кои се регулира електронскиот потпис. Електронскиот потпис е регулиран со Законот за податоци во електронски облик и електронски потпис, во кој во член 13, став 1, е пропишано дека „општо прифатлив електронски потпис со квалификуван сертификат даден во врска со електронски податоци е изедначен со своерачен потпис и затоа има еднаква важност и сила на доказ, како и своерачниот потпис даден во врска со хартиени документи“. Ова значи дека за да електронски поднесената понуда има валидност и доказна сила еднаква на понуда која е доставена во хартиена форма тогаш мора да се потпише со користење на квалификуван дигитален сертификат издаден од регистриран издавач на сертификати. Обврската за електронско потпишување се однесува на понудата, односно на секој документ во електронска форма кој самиот понудувач го составува (на пример, финансиска понуда, техничка понуда, изјава и сл.). Доколку финансиската и техничката понуда НЕ се потпишани со дигитален сертификат, таквата понуда ќе се смета за НЕПРИФАТЛИВА. Oбврската за електронско потпишување не се применува за сите документи. Согласно член 60, став 3, придружната документација, односно документи како што се сертификати, уверенија и потврди издадени од други државни органи или правни лица, може да се поднесат во хартиена форма, исклучиво доколку истите не се достапни во електронска форма (скенирани). Достапноста значи дека тие документи не се издадени во изворна електронска форма, односно дека економскиот оператор не може да ги конвертира во електронска форма по пат скенирање. Но, доколку економскиот оператор се реши истите да ги скенира и поднесе во таква форма преку ЕСЈН, тогаш Комисијата таквите документи ги третира за валидни. Скенираната придружна документација не треба да биде потпишана електронски од страна на економскиот оператор, затоа што тој документ не е составен од и зад него не стои економскиот оператор. Доколку комисијата се посомнева во веродостојноста на скенираниот документ, тогаш како и за документ доставен во хартија, може да се обрати до институцијата која го издала.

Економски оператор. Преземањето на тендерската документација може да се направи преку два одделни линка од почетната страница на ЕСЈН, и тоа преку линкот „Огласи“ кој се наоѓа во рамки на менито „Огласи“ и преку линкот „Огласи за електронска постапка“ кој се наоѓа во рамки на менито „е-Набавки“. Начинот на преземање на тендерската документација е ист без разлика кој од овие два линка ќе го изберете. Го избирате линкот „Огласи“ или „Огласи за електронска постапка“, по што се отвора табела со сите тековни огласи, во која се наоѓаат податоци за постапките за доделување договори за јавни набавки, како и самата тендерска документација. За да ја преземете тендерската документација, кликнувате на линкот (знакчето) кој се наоѓа во последната колона од табелата со назив „Документи“, по што ќе ви се отворат полиња за внесување на корисничко име и лозинка. Ги внесувате вашето корисничко име и лозинката и кликнувате на копчето „Влез“, по што во продолжение ќе ви се прикаже линкот од тендерската документација која ќе можете да ја отворите и зачувате во вашиот компјутер. – Договорен орган. Корисниците со улоги од договорен орган, тендерскта документација може да ја преземаат слободно без внесување на корисничко име, САМО откако огласот за конкретната постапка ќе заврши (после датумот на јавно отворање).

Носител на дигиталниот сертификат со кој се потпишуваат документите кои се составен дел на понуда (финансиска и техничка понуда, изјави), задолжително треба да биде овластениот потписник на правното лице (економски оператор) или лице ополномоштено од овластениот потписник. Иако на едно лице кое не е овластен потписник кај економскиот оператор за да му биде издаден сертификат потребно е да приложи овластување (полномошно) од овластениот потписник (управителот) на правното лице, сепак кога тоа лице-носител на сертификат ќе потпишува понуда потребно е полномошното да го приложи како составен дел на понудата. Полномошното ќе се смета за валидно доколку е приложено во: а) електронска форма потпишано со дигитален сертификат на управителот; б) во скенирана форма, со печат и своерачен потпис на управителот; или в) во хартиена форма, со печат и своерачен потпис на управителот. Понуди потпишани со дигитален сертификат чиј носител е лице кое нема никакво овластување за потпишување на понуда, ќе бидат отфрлени како понуди со формални недостатоци.

За спроведување на директна е-аукција (електронска аукција кога постапката е водена во хартиена форма) НЕ е потребен дигитален сертификат.

За објавување на огласите и известувањата на Електронскиот систем за јавни набавки НЕ е потребен дигитален сертификат. После пополнувањето, огласите (автоматски) и известувањата (ги објавува Бирото) се објавуваат на системот без користење на дигитален сертификат.

Доколку имате известувања или евиденции, пополнети на стариот систем за огласи и известувања и истите Ви се со статус креиран (не се објавени на јавниот дел од страната) тогаш ќе треба да ги објавите со тоа што ќе го изберете соодветниот образец (кој ви е со статус креиран) – со кликнување во редот каде што се наоѓа известувањето или евиденцијата од листата на известувања или евиденции. Понатаму ќе ви се отвори визардот со чекорите за пополнување, кои треба да ги поминете и на последниот чекор да кликнете на копчето „Објави”. После ова Вашата евиденција/известување ќе добијат статус „Испратен до Бирото”.

Доколку успешно сте се регистрирале на системот, а не можете да се најавите (системот ви дава порака неважечко корисничко име), тоа значи дека вашиот профил не е активиран. После регистрацијата, потребно е да го доставите до Бирото Брег образецот (потпишан и заверен) што Ви е испратен во прилог на регистрационата порака. Откако ќе го доставите Брег образецот, Вашиот профил ќе биде активиран (за што ќе добиете активациона порака) и ќе можете да се најавите на системот. Доколку успешно сте регистрирани на системот и Вашиот профил е активиран, проверете дали при внесувањето на корисничкото име и лозинка не правите техничка грешка. Ако имате проблем при внесувањето, пробајте да ги копирате корисничкото име и лозинката со опцијата Copy/Paste и да ги внесете во полињата за најава, со тоа што внимавајте да не копирате и празен простор после карактерите. Ако и после претходно направеното, не можете да се најавите на системот, постои можност да имате проблем со spyware и во тој случај треба да ја исчистите историјата и cookies од пребарувачот (Internet Explorer или Mozzilla), да излезете од пребарувачот и да ја повторите постапката за најавување.